Le scanner numérise le document et l’imprimante affiche « envoi terminé », mais aucun message n’arrive dans la boîte de réception. Avant de changer le pilote ou le matériel, identifiez le chemin SMTP utilisé par l’équipement.
Avec Exchange Online, le choix entre SMTP AUTH, connecteur SMTP et envoi direct dépend du destinataire, de la capacité d’authentification de l’appareil et de votre adresse IP publique. Cette décision détermine les contrôles à effectuer pour que les scans et alertes soient bien transmis.
Trois méthodes, mais pas le même usage
Ces méthodes ne permettent pas les mêmes envois. Ce tableau aide à éviter un envoi direct alors que l’application doit prévenir un client, ou l’enregistrement des identifiants d’un utilisateur dans une imprimante.
| Méthode | Quand la choisir | Destinataires | Point à contrôler |
|---|---|---|---|
| SMTP AUTH | L’équipement peut s’authentifier à une boîte dédiée | Internes et externes selon les droits de la boîte | TCP 587, TLS et SMTP autorisé |
| Connecteur SMTP | L’équipement sort avec une IP publique fixe | Internes et externes suivant le flux configuré | IP publique déclarée dans le connecteur |
| Envoi direct | L’équipement envoie uniquement dans l’organisation | Internes uniquement | Ne pas l’utiliser pour les clients ou fournisseurs |
Si les scans restent dans Microsoft 365, l’envoi direct peut suffire. Si des destinataires externes sont prévus, utilisez SMTP AUTH ou un connecteur SMTP adapté.
SMTP AUTH convient à une boîte technique dédiée
SMTP AUTH convient à une imprimante ou une application capable d’utiliser les identifiants d’une boîte Exchange Online. Créez une boîte technique dédiée aux scans ou aux alertes au lieu de réutiliser le compte personnel d’un collaborateur.
Avant le premier test, vérifiez le port TCP 587, l’usage de TLS et l’autorisation SMTP sur cette boîte. Un mot de passe valide ne suffit pas si SMTP AUTH est désactivé pour le compte.
Cette méthode convient lorsqu’un appareil ou une application métier envoie en son nom. Gardez les identifiants dans l’équipement concerné et évitez de les partager entre plusieurs usages sans suivi.
Si le problème commence par la détection de l’imprimante sous Windows, notre guide pour installer une imprimante que Windows 11 ne trouve pas aide à distinguer un souci réseau d’un problème d’envoi par e-mail.
Le connecteur SMTP évite de confier un mot de passe à l’équipement
Le connecteur SMTP s’adresse aux équipements qui accèdent à Internet avec une IP publique fixe. Créez le connecteur dans le flux de messagerie Exchange Online, puis autorisez cette IP à relayer les messages dans le périmètre prévu.
Cette option évite de stocker le mot de passe d’une boîte dans une imprimante ou un logiciel ancien. En contrepartie, l’IP publique doit rester fixe et correspondre à celle utilisée pour la sortie. Une IP dynamique, ou un trafic qui passe par une autre connexion, fera échouer l’autorisation.
Définissez les expéditeurs et les destinataires attendus avant d’ouvrir le flux. Selon sa configuration, le connecteur peut envoyer vers l’extérieur ; il ne doit donc pas être réservé aux scans internes.
Testez le scénario avant de le généraliser
Envoyez d’abord un scan ou une alerte vers une boîte interne avec un objet de test identifiable. Consultez ensuite le journal de l’appareil et le suivi des messages dans Exchange Online. Vous verrez si l’équipement a remis le message et où le flux s’arrête.
Testez un destinataire externe seulement si le besoin métier le prévoit. L’envoi direct s’arrête aux boîtes de votre organisation : un test externe négatif est alors normal et ne signale pas une panne.
Après validation, conservez la méthode adaptée au destinataire réel et à l’authentification disponible. Vous éviterez ainsi des scans muets après un changement de compte ou de réseau.
